Ein Bewertungsprotokoll dokumentiert die Bewertungsentscheidungen des Archivar bei der Auswahl von Registraturgut.
Sinn des Bewertungsprotokolls ist es, für Archivbenutzer die Kriterien der Auswahl offenzulegen, um ihm eine Einschätzung des Quellenwerts der Unterlagen zu ermöglichen.
In einem Bewertungsprotokoll werden folgende Informationen erfasst:
- die aktenaussondernde Stelle,
- zeitliche Angaben zum Bewertungsvorgang,
- namentliche Nennung des Archivars
- Umfang der zu bewertenden Aktenmenge,
- begründete Bewertungsentscheidungen für Übernahmen wie für Kassationen – meistens summarisch nach Aktenplanpositionen
- Aussonderungsliste mit Bewertungsvermerken als Anlage
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