A-Akten

Akten von allgemeiner Bedeutung, beispielsweise zur Regelung von Grundsatzfragen, werden als allgemeine Akten, oder kurz A-Akten, bezeichnet. Diese werden meist getrennt von den B-Akten geführt.

B-Akten

Akten, die sich mit der Regelung von Personalsachen oder Einzelfällen befassen, werden als besondere Akten, oder kurz B-Akten, bezeichnet. Die B-Akten werden ebenso wie die A-Akten nach den Regeln der jeweils geltenden Geschäftsordnung verwaltet.

Weglegesachen

Schriftgut, das nicht aufbewahrt werden soll, wird mit dem Vermerk „weglegen“ oder „WL“ versehen und bis zur Vernichtung lose gelagert. Für reine Weglegesachen werden keine Aktenzeichen vergeben.

Registratur

Akten eines Aktenzeichens sind in der Regel an einer Stelle gesammelt zu verwahren. Die Registratur (oder auch Aktei) hat die Akten in der Regel in Aktenordnern nach Aktenzeichen sortiert zu verwahren. Ist in einer Behörde mehr als eine Registratur mit der Verwaltung von Akten zu einem Aktenzeichen befasst, so kann das Aktenzeichen um die Registraturbezeichnung erweitert werden (z. B. I A 1 - S 0100 = Registratur des Referates I A).

Weitere Unterteilung

Aktenzeichen können, falls es die Übersichtlichkeit gebietet, weiter unterteilt werden. Beispielsweise können Akten zu Personalsachen der Ausbildung für den mittleren nichttechnischen Dienst P 3142 durch die Zusätze S für Steuerverwaltung, Z für Zollverwaltung etc. weiter unterteilt werden.

Laufende Nummer/Jahr

Die Akten eines Jahres werden fortlaufend nummeriert. Teilweise werden die Nummern durch die Kurzangabe der Jahreszahl ergänzt. Jedes Aktenzeichen wird gesondert nummeriert.

Stellenbezeichnung des Bearbeiters

Um jede Akte dem zuständigen Sachbearbeiter zuordnen zu können, kann dessen Stellenbezeichnung laut Geschäftsverteilungsplan in dem Aktenzeichen vermerkt sein.

Aufbau eines vollständigen Aktenzeichens

Beispiel: I A 1 - H 1118 D - 17/05 - A 12

I A 1 = Registratur bzw. Aktei, welche das Aktenzeichen vergeben hat

H 11 = Aufstellung des Haushaltsplanes

H 1118 = Kreditmittel; Darlehen; Subventionen; Anleihen

D = nähere Unterteilung, hier Darlehen

17/05 = Akte Nummer 17 aus dem Jahr 05 (die Nummern werden für jedes Aktenzeichen fortlaufend vergeben)

bei Bußgeldsachen wäre dies dann BL-A 17/05 (BL = Bußgeldliste)

bei Strafsachen analog StrL-A 17/05 (StrL = Strafliste)

A 12 = Stellenbezeichnung des zuständigen Sachbearbeiters innerhalb der Behörde

Doppelaktenzeichen

Betrifft eine Akte zwei verschiedene Aktenzeichen, kann ein Doppelaktenzeichen vergeben werden (z. B. H 1234 / O 4321). Im Sinne der Wirtschaftlichkeit und Übersichtlichkeit sind Doppelaktenzeichen in der Regel zu vermeiden und nur in Ausnahmefällen zu vergeben.

Änderung des Aktenzeichens

Wird das Aktenzeichen einer Akte geändert, zum Beispiel wenn aus einer Meldung von Zuwiderhandlungen eine Bußgeldakte wird, so muss dies in der Registratur unter dem alten Aktenzeichen vermerkt werden, damit der Zusammenhang der Aktenführung gewährleistet ist.

Beispiel eines typischen Geschäftsganges

• eine Anfrage eines Bürgers zu einer Sache geht bei der Behörde ein
• die Poststelle der Behörde ordnet den Posteingang anhand ihrer Anweisungen und gibt diesen weiter
• der zuständige Abteilungsleiter erhält die Posteingänge und gibt die Anfrage an den für diese Fälle zuständigen Sachbearbeiter weiter
• der Sachbearbeiter sucht sich im Aktenplan das passende Aktenzeichen zu dem Vorgang und gibt das Schreiben in die Registratur zur Vergabe des vollständigen Aktenzeichens
• die Registratur vergibt das Aktenzeichen und vermerkt dies in ihren Büchern, danach gibt sie dem Sachbearbeiter das Schreiben mit dem darauf vermerkten Aktenzeichen zurück
• sämtliche Vermerke und sämtlicher Schriftverkehr zu diesem Fall wird mit diesem Aktenzeichen versehen und unter diesem Aktenzeichen in der Akte abgelegt.

Kommunale Aktenpläne

In Kommunen (Gemeinden, Städte und Landkreise) richtet sich der Aktenplan häufig nach dem Dezimalsystem. Bekannte Modelle sind die Sachbezogenen Aktenpläne von 0-9 oder der Aktenplan der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt), der sich an der kommunalen Aufgabengliederung orientiert.

Beispiele für 0-9-Pläne:

0 Allgemeine Verwaltung

05 Personalangelegenheiten

059.1 Einzelne Personalakten

059.11 Einzelne Personalakten der Beamten (siehe Teilakten)

Beispiel für KGSt:

5 Soziales, Jugend, Gesundheit

52 Sport

52.2 Sportförderung

52.21 Schulsport, Sportlehrgänge

Überblick für Deutschland:

Baden-Württemberg: 0-9 Plan

Bayern: 0-9 Plan (Rahmenplan und Tiefengegliederter Aktenplan)

Brandenburg: Keine Empfehlung der Kommunalen Spitzenverbände (im Einsatz 0-9 Pläne, KGSt)

Hessen: 0-9 Plan

Niedersachsen: 0-9 Plan

NRW: 0-9 Plan (tw. noch KGSt-Pläne im Einsatz)

Mecklenburg-Vorpommern: 0-9 Plan

Rheinland-Pfalz: 0-9 Plan bzw. seit 2006 Produktorientierter Aktenplan von 0-7

Saarland: Keine Empfehlung der Kommunalen Spitzenverbände (im Einsatz 0-9 Pläne, KGSt)

Sachsen: 0-9 Plan

Sachsen-Anhalt: Keine Empfehlung der Kommunalen Spitzenverbände (im Einsatz 0-9 Pläne von Sachsen, Niedersachsen oder Thüringen, KGSt)

Thüringen: 0-9 Plan

Schleswig-Holstein: 0-9 Plan

Die Aktenpläne sind über die jeweiligen Kommunalen Spitzenverbände zu beziehen. Die Aktenpläne werden heute in der Regel mit einer Software zum Bearbeiten, Ausdrucken ausgeliefert.

Stadtstaaten setzen eigene Aktenpläne ein (Hamburg: 0-9 Plan, Bremen: KGSt, Berlin: KGSt und weitere)

Aus den Informationsfreiheitsgesetzen der jeweiligen Bundesländer folgt auch für die kommunalen Aktenpläne häufig eine Veröffentlichungspflicht.

Historische Aktenpläne

Für Altbestände in Archiven werden unterschiedliche Aktenpläne benutzt, die heute nur noch eine historische Bedeutung haben, beispielsweise:

J. Külby: Die Badische Gemeinderegistraturordnung für die nicht unter die Städteordnung fallenden Gemeinden. Mit Erläuterungen, Aktenausscheidungsplan und Wörterbuch zur Rubrikenverwaltung. Emmerling, Heidelberg 1906.

Aktenplan für die Gemeindeverwaltungen in Baden. Im Auftrag des Badischen Ministeriums des Inneren in Freiburg i. Br. bearb. und hrsg. von P. Theurer. Theuer, Müllheim (Baden) 1950.