Ein Projektantrag ist der erste Schritt (und die Voraussetzung) zur Bewilligung von Projektgeldern und/oder Ressourcen für eine kostenintensive, anstehende Aufgabenstellung. Dies kann eine aufwendige Studie sein, ein wirtschaftliches Planungsvorhaben oder ein Entwicklungs- bzw. Forschungsprojekt.
Der Projektantrag kann bei eindeutigem Verfahrensweg in der Verwaltung sofort als schriftliches oder Internet-Dokument erstellt werden. Bei unklaren oder komplizierten Verfahrenswegen – oder beim Fehlen einschlägiger Erfahrungen – muss der Formulierung des Antrag allerdings ein Prozess innerhalb einer Organisation vorausgehen, in dem die interessierte (meist untergeordnete) Stelle eine diesbezüglich entscheidungsbefugte Stelle kontaktiert, um in weiterer Folge um die Einrichtung eines Projektes zur Lösung einer anstehenden Aufgabenstellung bittet. (in der Regel die höchste: Geschäftsleitung, Vorstand, Behördenleitung etc.)
In der Regel können Projekte nicht aus dem regulären Budget bzw. einem längerfristigen Budgetrahmen der zuständigen Kostenstelle (bzw. einer vergleichbaren Organisationseinheit) finanziert werden, weil
- die Aufgabenstellung erst kurzfristig entstanden ist,
- den finanziellen Rahmen des laufenden Betriebes übersteigt
- und meist auch die Änderung einiger betriebsinterner Organisationsformen erfordert (neben Geld auch Geräte, Räume, Kontakte und/oder Mitarbeiter).
Das Budget (bzw. die erforderliche Ressource) muss daher von höherer Stelle zusätzlich bewilligt werden. Die Organisationseinheit oder Person, die das Projekt einzurichten wünscht, muss normalerweise einige übliche Verfahrenswege beschreiten.
Formale Grundlage einer Bewilligung des Projektes oder Vorhabens ist der Projektantrag. Er hat neben einer ersten Beschreibung der zu erreichenden Projektziele (bzw. neuerdings auch der "Nichtziele") einen Kostenrahmen anzugeben, innerhalb dessen die antragsstellende Organisationseinheit eine Durchführung für machbar hält. De facto ist der Projektantrag jedoch oft – wenn der Betrieb überschaubar ist – eine formale Angelegenheit, denn über die Initiierung von Projekten wird meist bereits im Vorfeld durch informelle Verhandlungen zwischen antragsstellender und bewilligender Organisationseinheit zumindest in den Grundzügen entschieden.