Ein Aktenordner oder Ringordner dient zur geordneten Zusammenfassung und Aufbewahrung von seitlich gelochten Einzelblättern mit Hilfe von auftrennbaren Metallringen, wobei die Blätter einzeln, auch nachträglich, eingefügt und entnommen werden können und sich daher nach frei bestimmbaren Gesichtspunkten (z. B. chronologisch, alphabetisch, thematisch) sortieren lassen. Es gibt auch diverse Einsätze z. B. zur Verwahrung von Disketten und CDs. Wesentlicher Unterschied gegenüber einer ebenfalls weit verbreiteten, traditionellen Schnürung von Akten ist hier die Möglichkeit zur leichten nachträglichen Hinzufügung oder Entnahme einzelner Seiten, ohne die Bindung der Akte insgesamt auflösen zu müssen.

Aufbau und Funktion

Ein Ordner besteht zunächst aus einer stabilen Pappe, die durch zwei Knicke in einen vorderen und einen hinteren Deckel sowie einen Ordnerrücken aufgeteilt wird und so wie ein Buch auf- und zugeklappt werden kann (siehe Bild 1). Die Pappe ist üblicherweise mit Papier (Design oft im dunkelgrauen Wolkenmarmor) oder farbigem Kunststoff (Polypropylen) kaschiert. Ordner oder Ordnerrücken sind in verschiedenen Farben erhältlich oder können individuell bedruckt werden. Der Deckel kann an der Innen- oder Außenseite zusätzlich mit einer Tasche versehen sein, in die Visitenkarten, CDs oder (noch) nicht abgeheftete Seiten eingelegt werden können. Die unteren Kanten der Deckel sind oft mit Blech verstärkt.

An der Innenseite des hinteren Ordnerdeckels ist an der linken Seite mittig die Ringmechanik aus Metall üblicherweise mit Nieten befestigt (siehe Bild 2). Um ein Blatt Papier abzuheften, werden in dieses mittels eines Lochers zwei oder mehr Löcher in den linken Blattrand gestanzt, wobei die Lochungen genormt sind. Anschließend wird das Blatt in die geöffneten Halteringe eingefädelt. Die Ringe lassen sich zum Einfügen oder Entnehmen von Blättern öffnen und wieder verschließen. Bei den gängigen Zweilochsystemen erfolgt das Öffnen und Schließen über eine hebelbetätigte Exzentermechanik, bei Mehrlochsystemen über eine einrastende Federmechanik.

Varianten

In Deutschland und den meisten anderen Ländern mit Papier im DIN-A4-Format ist eine Zweifachlochung im Abstand von 8 cm üblich. Daneben gibt es Vierlochsysteme, zum Beispiel für Ringbücher im Format DIN A5 oder für mobile Aktenmappen. Organizer verwenden meist proprietäre Sechs- oder Siebenlochsysteme. In den USA und Kanada, wo andere Papierformate wie Letter und Legal die Norm sind, wird ein Dreilochsystem verwendet (siehe Bild 4). Auch innerhalb Europas sind die Systeme nicht immer kompatibel; beispielsweise wird in Schweden ein Vierlochsystem mit anderen Lochabständen als in Deutschland verwendet.

Die meisten Systeme arbeiten mit linksseitigen Löchern, es gibt aber auch Systeme, bei denen die Blattoberseite im Ordner befestigt wird.

Aktenordner werden in verschiedenen standardisierten Größen angeboten. Am verbreitetsten sind Ordner für das Papierformat DIN A4 mit zwei Ringen und einer Rückenbreite von 80 mm und den Abmessungen 320 mm × 80 mm × 280 mm (H × B × T), die ca. 600 Blätter mit einer Grammatur von 80 g/m² aufnehmen können, sowie schmalere Ordner mit einer Rückenbreite von 55 mm für ca. 350 Blätter. Weitere verbreitete Formate sind Aktenordner für das Format DIN A5 und für ¹⁄₃A4L oder A6L (z. B. für Kontoauszüge).

Verwendung

• Der Gruppierung, der Sortierung und dem Überblick über abgeheftete Akten dienen gelochte Trennstreifen oder Registerblätter bzw. -karten mit gestaffelt angeordneten überstehenden Abschnitten („Registerreitern“). Im Handel erhältlich sind auch eigens für den Einsatz als Registerreiter vorgesehene Klebezettel. Registerkarten aus festem Material mit rechts angeordneten Registerreitern dienen meist der Grobunterteilung, weitere rechts oder oben hervorstehende Registerreiter dem Zugriff auf einzelne Akten oder Aktengruppen. Innerhalb der Unterteilungen werden die jeweiligen Dokumente im Aktenordner eingeheftet, gegebenenfalls in einer Klarsichthülle mit Lochrand. Zur herausnehmbaren Gruppierung von Akten im Aktenordnern werden ggf. Einhänge-Heftstreifen und gelochte Schnellhefter eingesetzt.
• Ordner von sogenannten Loseblattsammlungen dienen nicht der Sammlung von Akten. Aktenauszüge werden in behördeninternen Vorgängen auch in Schnellheftern weitergereicht.
• Eine stilistisch hervorstechende Aufbewahrung ist das Aktenkarussell, vor allem für Büros mit Kundenkontakt.
• Zur Vermeidung der Lochung von Dokumenten und zum besseren Schutz kann man diese in Klarsichthüllen stecken, die eigene Löcher besitzen.
• Im Privathaushalt werden aktuelle Unterlagen ggf. in einem oder wenigen leicht zugänglichen Aktenordnern vorgehalten, archivierte Unterlagen nach Themen und/oder Jahren geordnet in weniger zugänglichen Räumen, z. B. in Kellerräumen. Laut einer Umfrage von BITKOM lagern Bundesbürger zuhause durchschnittlich sieben Aktenordner mit Verträgen und Rechnungen. Umfangreiche Sammlungen jahresbezogener Unterlagen (wie Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen und -jahresübersichten, Steuererklärungen mit dazugehörigen Nachweisen, Arbeitszeugnisse, Urkunden, Bildungsnachweise und Zeugnisse, medizinische Unterlagen) sind oft in Aktenordnern oder in Hängeregistratur-Aktenschränken untergebracht. Wichtige dauerhafte Dokumente (etwa Reisepässe, Patientenausweise, Familienstammbuch, Wertpapiere wie z. B. Sparbücher und Versicherungspolicen, Patientenverfügung, Testament, Übersichtslisten) werden oft in abschließbaren Dokumentenkassetten oder auch in Bankschließfächern aufbewahrt; das BKK empfiehlt, für die wichtigsten Dokumente eine griffbereite Dokumentenmappe anzulegen.

Geschichte

Erfunden wurde der heute gebräuchliche Ordner im Jahr 1886 von Friedrich Soennecken aus Bonn, der auch den zugehörigen Locher erfand. Zur heutigen Form wurde der Ordner durch Louis Leitz in seiner gleichnamigen Firma in Stuttgart-Feuerbach weiterentwickelt. Der Göttinger Unternehmer Emil Mehle schuf einen ähnlichen Aktenordner, der in Details verschieden war, und erhielt darauf 1905 ein Patent. „MEHLE“-Ordner waren deutschlandweit verbreitet. Neben ihnen war auch Erich Kraut mit der Firma ELBA in Wuppertal an der Entwicklung der Ordner beteiligt. Er ließ 1953 die Raumsparschlitze patentieren. In der Schweiz wurden Aktenordner erstmals 1908 von der 1900 gegründeten Schreibbücher- und Papierwarenfabrik Biel (später Biella) hergestellt.

Mitte des 20. Jahrhunderts stieg die Nachfrage nach Aktenordnersystemen in der Bundesrepublik Deutschland und anderen Staaten rapide an. Die Firma Leitz berichtete im Nachhinein von einem regelrechten „Boom“ in den 1980er-Jahren. Die Herlitz AG in Berlin produzierte 2007 über 90 Millionen Briefordner und ist damit weltweit Marktführer in der Ordnerproduktion. Im Jahr 2005 präsentierte Leitz eine neue Hebelmechanik, bei der man den Hebel um 180° aufklappen kann, so dass der geöffnete Hebel nicht mehr die linke Ringhälfte blockiert.

• Leitz-Ordner wird in Deutschland auch als Gattungsname verwendet. Auch „Briefordner“ ist im Vertriebswesen gebräuchlich.
• Bundesordner ist in der Schweiz seit 1908 auch für die Aktenordner üblich. Biella ließ erst 1989 den Begriff als Marke schützen.
• In Österreich ist anstelle des Leitz-Ordners der Bene-Ordner von der Markenbezeichnung zum umgangssprachlichen Gattungsnamen geworden.

Ähnliche Büroartikel

• Andere Sammler für gelochte Dokumente sind Ringbuch und Schnellhefter, daneben gibt es die Badische Aktenheftung.
• Für ungelochtes Schriftgut werden Mappen, Archivschachteln, Klemmhandmappen und Klemmbinder verwendet.

Weblinks

Einzelnachweise

1. ↑ 3-Ring-binder specs. ehow (englisch), abgerufen am 11. September 2014.
2. ↑ Frühahrsputz: Diese Unterlagen dürfen niemals in den Schredder. Welt online, 10. März 2014, abgerufen am 5. April 2014. 
3. ↑ Hamelin GmbH: ELBA in den 1950er Jahren. In: Elba. 12. April 2017, abgerufen am 9. Dezember 2019 (deutsch). 
4. 1 2 Wer hat’s erfunden? Büroklassiker im Spiegel der Zeit. Folge 10: Der Aktenordner. In: Das Büro 4/2010. Abgerufen am 9. Dezember 2019. 
5. ↑ Der Aktenordner hält sich tapfer. In: n-tv.de. 2. Mai 2021, abgerufen am 8. Mai 2021.