Das Geschäftszeichen wird im Schriftverkehr der Verwaltung verwendet, um Schriftstücke einem Geschäftsfall bzw. Vorgang zuordnen zu können.

Bestandteile des Geschäftszeichens können sein:

  • ein Kurzzeichen des zuständigen Bearbeiters oder – vor allem in förmlicheren Organisationen – der zuständigen Abteilung (Leitzeichen)
  • ein Aktenzeichen (thematisches Kennzeichen gemäß einem Aktenplan)
  • eine Tagebuchnummer oder ein anderes Vorgangskennzeichen
  • ein Dokumentenkennzeichen

Es ist im Schriftverkehr üblich, in Antworten das Geschäftszeichen des Empfängers zu zitieren.

In der Praxis wird oft lediglich verkürzt das Vorgangs- oder Dokumentenkennzeichen der entsprechenden Fallakte benutzt (Name, Vertrags-, Personal-, Schadensnummer usw.).

In einer Richtlinie des Bundesministeriums des Innern heißt es:

„Das Geschäftszeichen besteht aus dem Kurzzeichen der zuständigen Organisationseinheit, dem Aktenzeichen und ggf. einem Vorgangs- und Dokumentenkennzeichen.“

– § 11 Geschäftszeichen und Aktenzeichen

Nur im Bereich der Justiz bildet das (anders definierte) Aktenzeichen zugleich die Geschäftsnummer.

Einzelnachweise

  1. ↑ Bundesministerium des Innern: § 11 der Registraturrichtlinie für Bundesministerien geladen 18. Juni 2015
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