Abhängigkeiten¶

Benötigt werden zum Erstellen/Verwenden folgende Pakete^[1]:

• python-pip

• python-setuptools

• python-dev

• python-pil

• libenchant-dev

• python-stdeb

• gir1.2-poppler-0.18

• tesseract-ocr (sowie gewünschte Sprachpakete, optional)

mit apturl

sudo apt-get install python-pip python-setuptools python-dev python-pil libenchant-dev python-stdeb gir1.2-poppler-0.18 tesseract-ocr 

sudo aptitude install python-pip python-setuptools python-dev python-pil libenchant-dev python-stdeb gir1.2-poppler-0.18 tesseract-ocr 

Um die benötigten Python-Anwendungen nicht "an der Paketverwaltung vorbei" installieren zu müssen, empfiehlt es sich, mittels stdeb aus dem Python-Paketen jeweils einfache Debian-Pakete zu bauen, die automatisch aus dem Python Package Index (PyPI) geholt und mit den benötigten Abhängigkeiten erstellt und installiert werden. Damit ist auch die Garantie gegeben, dass die jeweils aktuellsten Versionen verwendet werden (Paperwork in Version 0.3.2, Stand August 2016). Dazu die folgenden Befehle in der angegebenen Reihenfolge im Terminal ausführen:

sudo pypi-install pyocr
sudo pypi-install pyinsane
sudo pypi-install simplebayes
sudo pypi-install paperwork 

Mit dem Befehl

paperwork-chkdeps 

kann überprüft werden, ob alle benötigten Abhängigkeiten tatsächlich verfügbar sind; fehlende Pakete werden angezeigt (wenn sie denn in den Ubuntu-Quellen verfügbar sind; simplebayes ist z.B. nur über PyPI beziehbar).

Konfiguration¶

Unter "Paperwork -> Einstellungen" werden das "Arbeitsverzeichnis", der gewünschte Scanner samt die Auflösung eingestellt, außerdem die gewünschte Sprache für die Texterkennung, abhängig von den für tesseract den installierten Sprachpaketen. Im Fenster rechts kann zudem der gewünschte Scanbereich festgelegt werden (dazu einen Scanvorgang starten, -Klick auf die blauen Quadrate und dann ziehen). Die Einstellungen werden in der Datei ~/.config/paperwork.conf gespeichert.

Dokumente erfassen¶

Mit Paperwork können - ein SANE-fähiger Scanner vorausgesetzt - die Vorlagen direkt eingescannt werden ("Scannen"-Schaltfläche), es lassen dazu sich auch ADF-Scanner verwenden (Dropdown-Menü neben der Schaltfläche "Scannen-> Vom Dokumenteneinzug scannen". An bestehende Dateien lassen sich Scans anhängen, indem man in der Documents-Leiste das gewünschte Dokument auswählt und einen weiteren Scan-Vorgang startet. Auch bereits existierende Bilddateien lassen sich einbinden (Dropdown-Menü neben der Scannen-Schaltfläche -> "Datei(en) importieren", verwendbar sind die von python-imaging bzw. Pillow unterstützten Formate , Dateien können auch an gescannte Dokumente angehängt werden. Mehrseitige Dokumente werden zusammengefasst abgespeichert.

Paperwork versieht die Scans sofort mit einer durchsuchbaren Textlage, die Seitenausrichtung wird dabei automatisch erkannt. Details/"bounding boxes" der erkannten Wörter können über die Schaltfläche neben dem Seitenzähler - > "Wörter hervorheben" eingeblendet werden. Die Ergebnisse werden sofort indexiert (Datenbank in ~/.local/share/paperwork/index/). Falls nötig (falsche Sprache gewählt o.ä.) kann sowohl die Texterkennung (für die aktuelle Seite Schaltfläche mit dem symbolisierten Stapel ganz links außen, dort "OCR erneut durchführen", für alle Seiten unter "Paperwork -> Erweitert-> OCR für alle Dokumente wiederholen") als auch der Indexierungsvorgang wiederholt werden ("Paperwork-> Erweitert -> Alle Dokumente erneut indizieren"). Das Programm erkennt beim Start, ob es Veränderungen an den archivierten Dateien gegeben hat, und indexiert diese ggf. neu.

Die Dokumente werden standardmäßig im Homeverzeichnis des Benutzers unter ~/papers/JJJJMMTT_UHRZEIT_SEKUNDE/ mit den Werten des ersten Scans abgelegt, für jede Seite wird eine paper.X.jpeg-Datei, eine Vorschau (paper.X.thumb.jpeg), sowie eine paper.X.words-Datei mit der Texterkennung erstellt (es handelt sich dabei um hOCR-HTML-Dateien).

Scans bearbeiten¶

In eingeschränktem Rahmen lassen sich die Scans auch bearbeiten, dazu die "Bearbeiten"-Schaltfläche wählen, die im Scan oben links erscheint, wenn man den Mauszeiger im Fenster stehen hat. Dort kann die Vorlage beschnitten und gedreht werden, dann mit "Anwenden" die Änderungen übernehmen. Weitergehende Bearbeitungen (Schärfen, Kontraste verändert etc.) sind nicht vorgesehen. Unbenötigte Scans lassen sich im Darstellungsfenster über die Schaltfläche mit dem "x" auch wieder entfernen.

Dokumentenansicht verändern¶

Über den Schaltfläche neben dem Seitenzähler kann festgelegt werden, ob das Dokument seitenweise oder gesamt dargestellt werden soll, mit dem Schieberegler kann die Ansicht ein- oder ausgezoomt werden.

Labels und zusätzliche Schlagwörter erstellen¶

Über das Werkzeug-Symbol, das zu der gerade ausgewählten Datei in der rechten Seitenleiste angezeigt wird, lässt sich das "Properties"-Menü öffnen. Im oberen Feld kann das Datum, nachdem die Dokumente sortiert werden, verändert werden (z.B. Datum eines Schreibens statt des Erstelldatums). Darunter lassen sich übergeordnete Label vergeben, die zudem noch mit farbigen Markierungen geordnet werden können. So kann man z.B. thematisch verwandte Kategorien mit ähnlichen Farben versehen. Die zugeordneten Labels erscheinen in der Dokumentenleiste jeweils neben dem Vorschaubild der Dateien. Paperwork versucht, anhand der indizierten Wörter aus den bereits bestehenden Labels passende zuzuordnen, das funktioniert halbwegs verlässlich allerdings erst bei einer größeren Anzahl vom eingespeicherten Dokumenten.

Außerdem können (z.B. wenn die Texterkennung bei handschriftlichen oder kontrastarmen Vorlagen versagt) zusätzliche Schlagwörter, "additional keywords" (thematische, Beurteilungen etc., die nicht im Dokument auftauchen) aufgenommen werden, unter denen das Dokument gefunden werden soll. Diese Angaben werden im Dokument-Verzeichnis als extra.txt abgelegt.

Dokumente durchsuchen¶

Alle Dokumente können dann über die Suchfunktion in der "Documents"-Leiste durchforstet werden. Nach Eingabe einiger Zeichen erscheint unterhalb des Fensters ein Dropdown-Menü mit ähnlich geschriebene Vorschlägen.

In der erweiterten Suchfunktion (Symbol neben dem Sucheingabefeld) lässt sich zusätzlich festlegen, dass nur Dateien mit bestimmten Schlagwörtern ("Label") oder Schlüsselwörter (aus dem Index sowie den zusätzliche erstellten) verwenden werden sollen, es sind "oder"-Verknüpfungen, Ausschlüsse von Schlagwörtern, oder die Suche nach einem bestimmtem Datum.

Drucken und Export¶

Dokumente können über die Stapel-Schaltfläche -> "Drucken" direkt ausgedruckt werden. Die einzelnen Seiten lassen sich als .jpeg oder .png-Dateien exportieren (via Stapel-Schaltfläche -> "Exportieren"), das Gesamtdokument auch kann als PDF ausgegeben werden. Die Texterkennung geht dabei aber leider verloren (siehe aber auch Probleme und Lösungen).

Neuerstellen des Indexes¶

Wenn es bei der Erstellung des Index (insbesondere nach Wechsel auf eine aktuellere Version) oder anderweitig Probleme gibt, kann ein Neuerstellen hilfreich sein. Dazu Paperwork erst beenden, und dann das Index-Verzeichnis entsorgen, ganz radikal geht das im Terminal^[5] mit

rm -rf ~/.local/share/paperwork 

Wer etwas vorsichtiger ist, benennt das Verzeichnis erst einmal um. Paperwork erstellt dann beim Neustart einen neuen Index (das geht recht schnell).

Dokument oder Teile werden von großer Bounding-Box verdeckt¶

Leider kommt es vor, dass Paperwork sehr große Bounding-Boxes erstellt, die die gesamte oder zumindest große Teile der Seite überdecken, und so die darunter liegenden Inhalte unsichtbar macht. Ggf. kann man durch einen Neuzuschnitt (Kanten etwas nach innen ziehen) die große Bounding Box eliminieren.

Vorschaubilder werden nach Neustart nicht angezeigt¶

In Version 0.3.2 werden die Vorschau-Bilder nach einem Neustart nicht geladen, sodass in der Seitenleiste nur weiße Flächen angezeigt werden. Eine Lösung ist derzeit (Ende August 2016) nicht bekannt.

Scanner-Einstellung¶

Leider sind nur sehr wenige Scanner-Einstellungen möglich, es wird immer farbig kopiert, und bisher ist keine Anpassung von Kontrast, Helligkeit etc. vorgesehen. Bei schwierigen Vorlagen muss man ggf. die die Scans mit einem leistungsfähigerem Scanprogramm erstellen, importieren und erst dann weiterverarbeiten. Im unstable-Zweig der Entwicklerversion gab es einige Ansätze, der Entwickler hält das aber nicht für wirklich relevant.

Texterkennung erst nach dem Erfassen durchführen¶

Die Bearbeitung der Dokumente dauert auch auf leistungsstarken Rechnern ggf. recht lange, da für das Erkennen der Textrichtung jede einzelne Seite immer viermal einem OCR-Prozess unterworfen, und dann anhand der Resultate überprüft wird, welche Ausrichtung vorliegt. Diese Prozedur lässt sich umgehen, indem man bei der Sprachauswahl zunächst "Deaktiviere OCR" auswählt, und darauf achtet, dass die Scans in der richtigen Richtung erfolgen. Dann kann man nach dem Einscannen der Vorlage die OCR-Funktion wieder aktivieren, und dann in "Dokument -> Erweitert" die Auswahl "OCR für das Dokument wiederholen" wählen, sodass die Erkennung erst ganz am Ende erfolgt.

Korrekturen an der Texterkennung¶

Eine interne Korrektur der OCR-Ergebnisse ist nicht vorgesehen. Eine - wenn auch beschwerliche - Möglichkeit besteht aber darin, die paper.X.words-Dateien in einem Editor^[6] zu bearbeiten; allerdings lassen sich die eigentlichen Textstrings nur mühsam finden. Die automatische Re-Indexierung funktioniert hingegen tadellos, die korrigierten Wörter werden nach kürzester Zeit gefunden. Ggf kann mit "Paperwork -> Einstellungen -> Index optimieren" nachgeholfen werden.

PDFs mit Textlage erstellen¶

Aus den erstellten Dateien im Arbeitsverzeichnis der jeweiligen Dokumente lassen mit hocr2pdf (Teil von ExactImage) durchsuchbare PDFs erstellen, mit folgendem Terminal-Befehl im entsprechenden Verzeichnis:

hocr2pdf -i paper.X.jpg -o AUSGABENAME.pdf < paper.X.words  

Mehrseitige PDFs sind so allerdings nicht direkt erstellbar, die einzelne PDFs müssten dazu aneinandergehängt werden (dazu sind etliche Programme vorhanden, siehe PDF-Dateien bearbeiten; oder auch bei den nachfolgenden Alternativen). Die Export-Funktion mit Textebene sollte in einer der nächsten Paperwork-Versionen implementiert werden, lässt leider aber noch auf sich warten.