Der Begriff Schatten-IT beschreibt informationstechnische Systeme, Prozesse und Organisationseinheiten, die in den Fachabteilungen eines Unternehmens neben der offiziellen IT-Infrastruktur und ohne das Wissen des IT-Bereichs angesiedelt sind. Schatten-IT-Instanzen sind somit weder technisch noch strategisch in das IT-Service-Management der Organisation eingebunden, das heißt weder im (IT-Asset- &) Configuration-Management noch im IT-Serviceportfolio berücksichtigt.

Teilaspekte

Unter dem Oberbegriff Schatten-IT können verschiedene Teilaspekte unterschieden werden:

  • Die Nutzung von Social Software, zur Kommunikation von Benutzern über arbeitsrelevante Themen. Teilweise werden über diesen Kanal auch vertrauliche Informationen verteilt.
  • Die Verwendung von IT-Services, die von Dienstleistern außerhalb des Unternehmens angeboten werden. Dazu können Webmail-Services zählen sowie komplexe Angebote wie Software as a Service oder Cloud Services.
  • Die Entwicklung und der Betrieb von Applikationen durch Fachabteilungen in eigener Regie. Dies beinhaltet zum Beispiel den recht häufigen Fall einer eigenentwickelten Excel- oder Access-basierten Anwendung; in den letzten Jahren sind zudem eigenentwickelte Business-Intelligence-Anwendungen hinzugekommen.
  • Die Einbindung von Hardware, die nicht in den offiziellen IT-Katalogen enthalten ist. Dazu zählen beispielsweise PCs, Drucker oder Router, die von der Fachabteilung direkt im Einzelhandel beschafft werden.
  • Die Einbindung privater Smartphones und Tablet-PCs inklusive der entsprechenden Apps in die Unternehmensnetzwerke.
  • Aufbau eigener Supportstrukturen in den Fachabteilungen, wenn sich beispielsweise Kollegen untereinander bei Hard- und Softwareproblemen unterstützen.

Ursachen

Grundsätzlich entsteht Schatten-IT, wenn die von der IT-Abteilung angebotenen Services nicht den Anforderungen der Fachabteilungen genügen. Die Ursachen für diese Lücke können folgendermaßen aussehen:

Probleme in der Abstimmung von IT und Fachabteilung:

  • Schlechte organisatorische Abstimmung von IT und Fachabteilung: Wenn keine eindeutigen Verantwortlichkeiten bei der Betreuung der Fachabteilungen durch die IT existieren, sehen sich diese dazu veranlasst eigene Lösungen zu entwickeln.
  • Unangebrachte Koordinationsmechanismen bei der IT-Steuerung, wie z. B. zu starre Budgets oder unzureichende Transparenz bei den IT-Verrechnungspreisen, führen dazu, dass die offizielle IT durch Schatten-IT in den Fachabteilungen ersetzt wird.
  • Eine zu geringe Formalisierung der Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilung kann zu einem Eigenleben in den Fachabteilungen führen, durch welches die Entwicklung von Schatten-IT hervorgeht. Auf der anderen Seite kann eine zu hohe Formalisierung dazu führen, dass die Anwender sich den rigiden Prozessen des Demand Managements entziehen und eigene Lösungen erstellen.
  • Bei einer unzureichenden Gestaltung des IT-Outsourcings kann durch die Schaffung von Schatten-IT ein verdecktes Insourcing stattfinden.

Kontextfaktoren in der IT:

  • Durch personelle oder finanzielle Ressourcenengpässe in der IT werden oft Projektanfragen aus den Fachbereichen zurückgestellt. Dies gilt auch für den Fall, wenn in der IT das notwendige Know-how fehlt. Häufig behelfen sich Fachabteilungen in diesen Fällen mit der Eigenentwicklung der Leistungen.
  • Neue Informationstechnologien (z. B. Cloud-Computing wie Software as a Service (SaaS), Platform as a Service (PaaS), Infrastructure as a Service (IaaS), Business Process as a Service (BPaaS)) erleichtern den Zugang zu Software-Anwendungen außerhalb des offiziellen IT-Bereichs.

Kontextfaktoren in den Fachabteilungen:

  • Eine hohe Autonomie in den Fachabteilungen kann sich auf den Bereich der IT ausdehnen.
  • Mergers & Acquisitions: Unternehmen, die eine umfangreiche M&A-Historie aufweisen, haben oftmals einen geringeren organisatorischen Zusammenhalt; dadurch sind Fachabteilungen eher bereit unabhängig von der zentralen IT zu agieren.
  • Dezentrale Organisationsformen: Eine räumlich stark verteilte Organisation führt naturgemäß zu Einschränkungen im IT-Support. Hierdurch wird die informationstechnische Eigeninitiative gefördert, die sich in Schatten-IT niederschlagen kann.
  • Externe Einflüsse aus dem Unternehmensumfeld: Unternehmen können z. B. durch Hausbanken, Kunden oder Lieferanten dazu gezwungen sein, IT-Systeme Dritter zu verwenden. Häufig erfolgt dies allein durch die Fachabteilungen ohne Unterstützung des IT-Bereichs.
  • Die steigende Technologie-Affinität der Mitarbeiter (Digital Natives) fördert die Entwicklung von Schatten-IT.

Auswirkungen

Mit Schatten-IT sind positive und negative Auswirkungen verbunden:

Risiken:

  • Probleme im Hinblick auf Datensicherheit, -integrität und -schutz durch eine oftmals weniger professionell durchgeführte Entwicklung.
  • Compliance-Konflikte: Schatten-IT kann zur Etablierung von Prozessen führen, die bestehende Compliance-Regeln verletzen. Außerdem stellt Schatten-IT selbst einen Verstoß gegen unternehmensinterne Regeln dar.
  • Schatten-IT Anwendungen werden definitionsgemäß nicht vom IT-Service-Management betreut. Da die Fachabteilung dies nicht übernimmt und die Schatten-IT-Anwendungen häufig technologisch betrachtet qualitativ schlechter als professionell entwickelte Systeme sind, besitzen sie somit eine geringe Zukunftsfähigkeit. Eine Planung von IT-Architektur und IT-Kapazitäten ist kaum möglich.
  • Der geringe Grad an Professionalität führt oftmals zu einer wirtschaftlichen Ineffizienz der Prozesse und Systeme.
  • Sourcing-Entscheidungen werden durch die Schaffung von Schatten-IT untergraben: Offiziell ausgewählte Outsourcing-Partner werden übergangen, was ein hohes Risikopotenzial hinsichtlich von Vertragsstrafen birgt.
  • Die Beschäftigung von Mitarbeitern in den Fachabteilungen mit IT-Themen kann negative Auswirkungen auf die Gesamtperformance des Unternehmens haben, da sich diese Mitarbeiter nicht mit ihren Hauptaufgaben beschäftigen.
  • Andere IT-Services können von Schatten-IT gestört und deren Verfügbarkeit beeinträchtigt werden.
  • Dadurch, dass Schatten-IT nicht ins Releasemanagement eingebunden ist, können Migrationen und andere Veränderungsmaßnahmen behindert werden.
  • Die Benutzerzufriedenheit kann durch Folgeprobleme der Verfügbarkeit und des Supports der Schatten-IT ebenfalls negativ beeinflusst werden.

Chancen:

  • Hohe IT-Innovationsrate: Die Auseinandersetzung der Fachbereiche mit den Chancen von IT und die Erkennung eines zusätzlichen Nutzens für ihre Prozesse, führt sie unter den entsprechenden Rahmenbedingungen zur Entwicklung von Schatten-IT. Für die IT-Abteilungen hingegen ergeben sich aufgrund ihrer Distanz zum operativen Geschäft, Probleme dieses Innovationspotenzial aufzudecken. Folglich finden Innovationen über Schatten-IT sehr schnell ins Unternehmen.
  • Die Schatten-IT-Lösungen sind sehr aufgabenorientiert und haben eine starke Fokussierung auf die internen Prozesse der Fachabteilung. Dies kann zu einer Verbesserung der Prozesse führen.
  • Schatten-IT-Lösungen führen durch ihre Nähe zu den Bedürfnissen der Anwender zu einer wachsenden Benutzerzufriedenheit mit der IT-Unterstützung im Unternehmen insgesamt. Dadurch, dass der Bewilligungsprozess fehlt, sind Schatten-IT-Lösungen außerdem flexibel und schnell anpassbar.
  • Untersuchungen haben gezeigt, dass die Identifikation mit den genutzten Produkten sehr hoch sein kann, was zu steigender Motivation führt.

Literatur

  • Steffi Haag: Shadow IT. Insights from multiple research perspectives. Frankfurt am Main 2016 (Diss.).
  • Stephan Zimmermann: Der Umgang mit Schatten-IT in Unternehmen – Eine Methode zum Management intransparenter Informationstechnologie. Springer-Verlag, 2018, ISBN 978-3-658-20786-1.

Einzelnachweise

  1. 1 2 3 4 Christopher Rentrop, Oliver van Laak, Marco Mevius: Schatten-IT: ein Thema für die Interne Revision? In: Revisionspraxis, April 2011
  2. 1 2 3 4 5 6 7 Stephan Zimmermann, Christopher Rentrop: Schatten-IT. (PDF; 4,2 MB) (Seite nicht mehr abrufbar, festgestellt im Mai 2019. Suche in Webarchiven.)  Info: Der Link wurde automatisch als defekt markiert. Bitte prüfe den Link gemäß Anleitung und entferne dann diesen Hinweis. In: HMD Praxis der Wirtschaftsinformatik, 2012, 49, 288, S. 60–68.
  3. 1 2 Ben Worthen: User Management – Users Who Know Too Much and the CIOs Who Fear Them. In: CIO, 11. Februar 2007
  4. ↑ Rick Sherman: Shedding Light on Data Shadow Systems. In: Information Management Online, 29. April 2004.
  5. 1 2 Neil Raden: Shadow IT: A Lesson for BI. (Memento des Originals vom 11. Dezember 2015 im Internet Archive)  Info: Der Archivlink wurde automatisch eingesetzt und noch nicht geprüft. Bitte prüfe Original- und Archivlink gemäß Anleitung und entferne dann diesen Hinweis. In: BI Review Magazine, 1. Oktober 2005
  6. ↑ Nicolas Zeitler: iPad & Co. am Arbeitsplatz: Strategie gegen die Schatten-IT. (Seite nicht mehr abrufbar, festgestellt im Mai 2019. Suche in Webarchiven.)  Info: Der Link wurde automatisch als defekt markiert. Bitte prüfe den Link gemäß Anleitung und entferne dann diesen Hinweis. In: CIO, 15. November 2010
  7. 1 2 George Spafford: The Dangers that Lurk Behind Shadow IT. 4. Februar 2004
  8. ↑ Mike Schaffner: IT Needs To Become More Like “Shadow IT”. mikeschaffner.typepad.com, 12. Januar 2007
  9. ↑ Holger Wolff: Das Management komplexer Unternehmensarchitekturen. In: Objektspektrum.de, 2010, Heft 1.
  10. ↑ The Confessions Survey: Office Workers Reveal Everyday Behavior That Places Sensitive Information at Risk. (Memento vom 21. November 2008 im Internet Archive; PDF; 666 kB) RSA, 2007.
  11. ↑ Sandy Behrens: Shadow Systems: The Good, The Bad and the Ugly. In: Communications of the ACM, 2009, Nr. 2.
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